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Le Code du Travail pose une interdiction générale en matière de restauration salariale : il est interdit aux salariés de prendre leurs repas dans les locaux affectés au travail. Toutefois, dans les établissements d'au moins cinquante salariés, l’employeur met à leur disposition un local de restauration (art. R. 4228-22 du code du travail). Dans les entreprises de moins de cinquante salariés, l’employeur met à leur disposition un emplacement leur permettant de se restaurer dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

Dans la pratique, pour satisfaire concrètement à cette obligation légale, plusieurs possibilités s’offrent à l’employeur :

• soit la prise en charge, directement ou par l’intermédiaire du comité social et économique, d’une restauration collective interne à l’entreprise prenant la forme d’une mise à disposition d’une cantine ou réfectoire dont la gestion sera assurée le plus souvent par un prestataire extérieur avec lequel aura été passée une convention de fourniture de repas, ou d’un local approprié affecté à la restauration quotidienne du personnel et spécialement aménagé à cet effet pour répondre aux conditions d’hygiène et de sécurité imposées par le Code du travail.
• soit la mise à disposition du personnel d’une structure de restauration collective partagée avec plusieurs autres entreprises. La gestion de ces restaurants inter-entreprise est alors assurée en commun par les entreprises dont les salariés sont admis à y prendre leurs repas de déjeuner.
• soit l’attribution de titres-restaurant au personnel de l’entreprise. Bien que les dispositions légales en vigueur ne précisent pas que l’octroi de titres-restaurant aux salariés constitue un mode d’exécution de l’obligation mise à la charge de l’employeur en matière de restauration salariale, il est généralement admis par l’Administration que la mise en place au sein d’une entreprise de ce dispositif en est, de fait, libératoire.

Tous les employeurs sont susceptibles d'attribuer des titres-restaurant à leurs salariés :
- le secteur marchand
- le secteur public,
Et ce dès le premier salarié.

Concernant le secteur public, le législateur a prévu des restrictions relatives à l'attribution du titre-restaurant, à savoir lorsque l'employeur public ne peut faire bénéficier son agent public d'un dispositif de restauration collective compatible avec le lieu d'exercice de ses fonctions, des titres-restaurant peuvent être attribués à l'agent public dans le conditions prévus par le code du travail.

L’employeur qui a opté pour l’attribution de titres-restaurant à son personnel doit, à l’égard de ce dernier, respecter les règles suivantes :

• Les salariés et les agents publics sont susceptibles de bénéficier des titres-restaurant. Pour les agents publics, une restriction est apportée par l'article L. 732-2 du code de la fonction publique
• L’employeur ne peut attribuer des titres-restaurant qu’à son personnel, soit l’ensemble des salariés liés à l’entreprise par un contrat de travail comportant les éléments caractéristiques du contrat de travail dont, notamment, l’existence d’un lien de subordination juridique et financier du titulaire du contrat à l’égard de l’entreprise qui l’emploie et le rémunère. En l’absence d’un lien de salariat direct avec l’entreprise toute attribution de titres est exclue. Les salariés en contrat d'alternance, en contrat d'interim sont également susceptibles de bénéficier de titres-restaurant.
• Les salariés en télétravail bénéficient également des titres-restaurant dans les conditions similaires à celles appliquées aux salariés présents physiquement dans les établissements de l'employeur.
• Le titre-restaurant étant considéré comme un avantage social il est généralement admis qu’il doit être accordé sur une base égalitaire aux membres du personnel salarié. En l’absence de disposition, dans la réglementation en vigueur, interdisant expressément à l’employeur d’introduire une tarification différente pour tenir compte de certaines situations particulières, par exemple l’éloignement du lieu de travail par rapport au domicile des salariés, voire la catégorie professionnelle, c’est à la notion "d’équivalence de l’avantage accordé" qu’il convient de se référer pour apprécier le respect de ce principe général : ainsi l’employeur peut n’attribuer des titres-restaurant qu’à une partie de ses salariés si les salariés non attributaires se voient allouer une indemnité compensatoire d’un montant équivalent à celle de sa participation financière contributive dans les titres octroyés.

• L’employeur ne peut accorder à chaque salarié qu’un titre-restaurant par jour de travail effectué. Seuls les jours de présence effective du salarié à son poste de travail ouvrent droit à attribution d’un titre-restaurant. Les jours d’absence de ce dernier quel qu’en soit le motif (congé maladie, congés annuels, congés RTT, congé-formation …), en sont exclus.
• Aux fins d’identification, l’employeur doit faire apposer au recto des titres ses noms et adresse par la société émettrice à laquelle il commande les titres-restaurant, ou les porter lui-même sur les titres remis au personnel. Il en est de même concernant l’apposition du nom du salarié bénéficiaire sur le titre attribué.

Les titres-restaurant font l’objet d’un co-financement entre l’employeur qui a recours à ce système de prise en charge de la restauration de son personnel et le salarié à qui ils sont remis.
La législation en vigueur a imposé des limites à la contribution de l’employeur dans le financement des titres-restaurant : cette contribution ne peut être ni inférieure à 50% ni supérieure à 60 % de la valeur libératoire des titres. Le non-respect de ces limites fait perdre le caractère et la qualification de titre-restaurant à l’avantage donné dans ces conditions, et, par voie de conséquence, l’employeur ne peut se prévaloir des exonérations d’ordre fiscal (taxe sur les salaires, impôt sur le revenu) et de cotisations de sécurité sociales sur sa part contributive instituées par la loi.
Par ailleurs, la part contributive de l’employeur ne bénéficie de l’exonération des cotisations de sécurité sociale que dans la mesure où elle n’excède pas un montant plafond fixé et relevé en fonction du barème de l’impôt sur le revenu (arrondie s’il y a lieu au centime d’euro le plus proche). Ce plafond d’exonération s’élève à 7,18 € par titre depuis le 1er janvier 2024.
L’employeur est libre, bien entendu, de porter - tout en respectant les limites de 50% et 60% ci-dessus rappelées - sa part contributive au-delà de ce plafond. Mais, dans une telle hypothèse, la fraction de cette contribution qui excèderait la limite d’exonération de 7,18 € donnerait lieu à réintégration dans l’assiette de calcul des cotisations de l’entreprise.

Plusieurs décisions judiciaires ont rappelé la nécessité de respecter strictement les limites imposées à la contribution des employeurs par la législation en vigueur. En particulier, des entreprises qui avaient accordé des titres-restaurant à leurs salariés, concomitamment à d’autres avantages également consentis à des fins de participation au déjeuner de leur personnel (par exemple prime de panier, prime de cantine...) ont vu réintégrer la totalité de leur contribution au financement des titres dans l’assiette de leurs cotisations sociales : la Cour de Cassation a, en effet, jugé qu’il convenait de cumuler tous les avantages concourant à la même finalité - l’aide au déjeuner - pour apprécier si les contributions patronales au financement des titres-restaurant respectent bien les limites posées par la loi, limites qui dans les différents cas d’espèce jugés se sont avérées être dépassées.

Ce cumul n’est toutefois pas pris en compte lorsque l’avantage accordé par l’employeur, parallèlement à l’octroi de titres-restaurant, prend la forme d’une prime de restaurant allouée au salarié selon une périodicité différente de celle de la délivrance des titres, et que les salariés ont toute liberté pour l’utiliser, la corrélation entre un tel avantage, qui s’analyse en un supplément de salaire donnant lieu à cotisation, et le montant des titres-restaurant n’étant pas établi. Il en est de même dans les cas où l’employeur accorde à ses salariés soumis à des sujétions particulières une prime mensuelle de restaurant soumise à cotisations et dont ils disposent selon leurs convenances personnelles.

L'attribution de titres-restaurant au personnel de l'entreprise relève d'une décision unilatérale de l'employeur.
Le dialogue social est recommandé dans la phase d'initiation ou d'évolution.
L'employeur décide également des éléments budgétaires, du support du titre-restaurant (téléphone, papier, carte) et de la marque de titres-restaurant.

L'enveloppe budgétaire de cet avantage social est le produit du nombre de salariés par le nombre annuel de jours travaillés, incluant une pause repas, par la participation patronale à la valeur du titre-restaurant. A cela est susceptible de s'ajouter l'éventuelle prestation de service d'émission et de cession du titre-restaurant de la société émettrice.
Avant d'attribuer les titres-restaurant à ses salariés, il revient à l'employeur de déterminer ce coût.

L'employeur décide librement de la valeur faciale du titre-restaurant. Cette valeur quotidienne sera apposée sur le titre-restaurant, indépendamment du support. Elle constitue la somme de la participation patronale et de la participation salariale. Aucune disposition de la réglementation en vigueur n’impose de valeur minimale ou maximale des titres.
Toutefois, la valeur des titres-restaurant attribués au personnel de l’entreprise est, de fait, influencée indirectement par les limites légales imposées à la contribution financière des employeurs, et notamment par le plafond d’exonération des cotisations sociales. Ainsi, dans la pratique, peu d’entreprises consentent à leur personnel des titres d’une valeur supérieure à 14,36 €. A titre indicatif, la valeur faciale moyenne des titres-restaurant émis en 2022 s’est établie aux alentours de 8,25 €.

Le titre-restaurant est co-financé par l'employeur et le salarié. Du montant de la participation patronale, décidée par l'employeur, sera déduite le montant de la participation salariale.
Pour être exonérée de charges sociales, la contribution de l'employeur doit être comprise entre 50 et 60 % de la valeur marchande du titre-restaurant, dans la limite de 7,18 € depuis le 1er janvier 2024.
Lorsque le comité social et économique de l'entreprise (son budget des activités sociales et culturelles) participe au financement du titre-restaurant, il convient de cumuler les deux participations (employeur et CSE) pour apprécier les limites d'exonération.

L’employeur qui décide de mettre en place pour son personnel un système de titres-restaurant doit s’adresser à l’une des sociétés émettrices spécialisées opérant sur le marché national pour commander les titres. L’employeur, le service gestionnaire du personnel ou le comité social et économique, détermine la quantité de titres correspondant à l’effectif salarié bénéficiaire et passe périodiquement ses commandes. Les conditions de vente des titres aux entreprises clientes, en particulier les commissions que les sociétés émettrices sont amenées à demander en rémunération des prestations fournies, relèvent de leur seule responsabilité.

L’employeur doit effectuer le règlement de la commande de titres-restaurant au plus tard à la livraison des titres par la société émettrice, et pour la totalité de leur valeur libératoire.

L’employeur a la possibilité d’échanger les titres-restaurant qui n’ont pas été distribués aux salariés ou non utilisés par ces derniers au cours du mois de mars qui suit leur année d’émission auprès de la société émettrice. La demande d’échange doit intervenir dans le mois suivant la fin de la période d’utilisation des titres à échanger. La société émettrice des titres les échange contre des titres du nouveau millésime.